Emails patrimoniaux : comment gagner en lisibilité

Jérôme Grajezyk

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Emails patrimoniaux : comment gagner en lisibilité

crédit photo : Cytonn Photography, Unsplash

« Ecrire en entreprise, c’est agir pour donner envie d’agir. » C’est une règle que vous connaissez. Retenons également ce propos de Philippe Bouvard : « il n’y a aucune honte à être compris du premier coup. »

Il va de soi que ces deux préceptes sont et resteront d’actualité. Surtout dans le cadre des relations à distance. Écrire prend du temps. Ce temps doit donc être rentabilisé. Il s’agit de mettre votre courtoisie et votre efficacité patrimoniale au service de votre client pour que celui-ci ait plaisir à vous lire et ait envie de vous répondre et/ou d’agir. En d’autres mots il ne s’agit pas de chercher à se valoriser par le style. Il faut tout simplement vouloir être lisible. Il s’agit d’être compris et que l’on ait envie d’agir avec vous, dès la première lecture.

Mais attention ! Un écrit doit respecter les règles de la courtoisie. C’est essentiel. Car vous le savez, l’écrit est un médium froid, source de toutes les interprétations. Les meilleures comme les pires. Il faut donc que chacun de nos messages soit porté par ces deux piliers que sont la courtoisie et la concision/la précision.

Nous devrions toujours nous poser deux questions de contrôle avant d’envoyer chacun de nos courriels :

  • Si j’étais à la place de mon client, me sentirais-je connu et reconnu en lisant ce courriel ?
  • Quelles sont les 3 raisons pour lesquelles je serai rassuré/motivé de répondre et/ou d'agir ?

Voici six préconisations pour gagner en lisibilité :

1. Tout d’abord être irréprochable au niveau de l’orthographe. Il faut éviter de susciter dans l’esprit de votre client cette distorsion cognitive : s’il n’est même pas capable de m’envoyer un courriel sans faute d’orthographe, alors comment est-il capable de m’apporter la juste solution, l’exact conseil que je suis en droit d’exiger ? Ces fautes sont-elles une preuve de négligence ou d’incompétence ? Nous vous suggérons donc d’investir dans un logiciel de correction orthographique, très utile pour corriger les coquilles.

2. Il est utile de toujours commencer et finir vos messages par des phrases positives. Vous le savez le cerveau est très sensible à la première et à la dernière impression. Ces phrases positives reflètent l’estime, le respect que vous portez à votre client. Et par les temps qui courent chacun de vos clients en a besoin.

3. Nous vous préconisons de retranscrire les mots exacts de vos clients avec une présentation itérative. Quand chacun vos clients vous lit, il doit avoir les preuves que vous l’avez écouté. En effet, pour agir, il faut se sentir reconnu et rassuré. Et cela passe, en partie, par des preuves d’écoute écrites.

4. Comment structurer vos écrits ? Quel plan appliquer ? Reprenons les trois étapes d’une pensée bien construite d’Aristote : je constate - j’en déduis - je propose/je décide.

  • 1 : vous m’avez dit …
  • 2 : nous sommes en capacité de/je vous prie de trouver ci-joint …
  • 3 : j’ai le plaisir de vous confirmer notre prochaine réunion le … à …/si vous le voulez bien je vous contacte ce jour, 2 mai, avant 17 heures.

5. Pour être concis et complet, veillez à ce que les sept catégories d’information de Quintilien soient contenues dans votre message : qui – quoi – où – quand – combien – comment – pourquoi. Elles favorisent la production d’images mentales dans l’esprit de votre client. Et plus une image mentale est nette et précise, plus votre client se sent en sécurité et en potentialité de se décider et d’agir.

6. Dans la mesure du possible, attachez-vous à faire des phrases courtes, de moins de 12 mots. Ceci pour offrir non seulement un confort de lecture, mais aussi réduire les efforts de concentration et de compréhension. Vous connaissez certainement l’indice de Gunning. Idéalement, il devrait être inférieur à huit pour que vous soyez compris par au moins 60 % du corps social français. Rappelons-nous que notre client est consommateur du plaisir ou du déplaisir de nous lire. Et vos écrits doivent être des points d’appui et des leviers de confiance et de préférence.

Pour conclure, vous l’avez compris, il nous faut accorder la plus haute attention à nos écrits patrimoniaux. Un courriel nous représente. Il nous incarne. Puisque nous sommes dans un concours commercial de tous les instants où chaque détail compte, revenons sur les fondamentaux. Pour le plus grand plaisir et confort de chacun de vos clients. Pour le plus grand plaisir et respect de vous-même. Car être lisible, c’est être au service de… Et c’est une source de confiance en soi.

Jérôme Grajezyk
Conseil en formation commerciale patrimoniale

Tel : 06 03 34 19 15
jg@grajezyk.com



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